El otro día me comentaron, en el transcurso de una reunión, una metodología de trabajo en equipo que me impresionó bastante. Tal fue mi asombro que salí dándole vueltas al tema, con ganas de conocer más sobre el asunto, hasta que la curiosidad me llevó a redactar este post.

Se trata de la Técnica Pomodoro, basada en la correcta gestión del tiempo (una asignatura pendiente para much@s) en entornos de gran actividad. Las tareas pendientes, en la mayoría de casos, generan ansiedad y tensión conduciendo a las personas hacia un comportamiento ineficiente en el estudio y el trabajo. El resultado inmediato es postergar las cosas en el tiempo, sin más.

El propósito de este singular proceso es proveer una herramienta simple para mejorar la productividad (la propia y la del equipo) para conseguir alcanzar los objetivos que implica el desarrollo de cualquier proyecto... Esto es:

• Aliviar la ansiedad vinculada con el devenir
• Mejorar el foco y la concentración a través de la disminución de interrupciones
• Impulsar la motivación y mantenerla constante
• Reafirmar la determinación de alcanzar tus metas

El aspecto más interesante es la posibilidad de optimizar el rendimiento laboral, adoptando un sistema que nos permita ser más productivos y centrarnos en resolver los numerosos "To-Do's" de nuestra agitada rutina profesional.

Para llevarlo a cabo es básico disponer de un cronómetro de cocina (de quien adopta la expresión italiana “Pomodoro”, por su forma de tomate). Este cronómetro es utilizado para marcar los time-boxes que dan el ritmo / iteraciones que utilizaremos para trabajar en las tareas durante el día.

Las iteraciones son periodos de tiempo fijos (30 minutos) de los cuales 25 minutos están dedicados a una tarea y 5 minutos utilizados para descansar, recrearse. Una vez terminados estos 5 minutos, se inicia una nueva iteración de 25 minutos. La herramienta para marcar estos 25 minutos iniciales es un cronómetro con alarma. Eso sí, cada 4 Pomodoros válidos el recreo es más extenso: de 15 a 30 minutos.

Así de sencillo.

Cada Pomodoro es indivisible e ininterrumpible. Si por alguna razón debemos interrumpir el Pomodoro, dicha iteración se considera inválida y debe comenzarse una nueva, desde cero. Es vital contar con tres artefactos indispensables:

• Inventario de Actividades: Una lista donde se registran las tareas a medida que aparecen, marcando aquellas que se finalizan.
• Tareas para Hoy: Una lista de las tareas para hacer durante el día, ordenadas por prioridad. Es importante reservar una sección de “Imprevistos y Actividades Urgentes” donde listar cualquier tarea inesperada (que suelen modificarnos los planes).
• Planilla de Registro: donde registraremos al final del día las tareas completadas y la cantidad de Pomodoros que tuvimos que invertir para terminar cada una.

Este método de Scrum me pareció revelador y didáctico, sobre todo porque trata de cambiar la manera en la que vemos el tiempo que empleamos en trabajar, convirtiéndolo en algo divertido y productivo. Hoy en día debemos valorar mucho estas cosas...